Sebuah prosedur standar yang akan menjadi acuan proses kerja pada suatu perusahaan, inilah yang dinamakan SOP. Dengan adanya SOP, diharapkan setiap tindakan operasional dapat berjalan sesuai ketentuan target perusahaan. Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, hal ini dikarenakan adanya kesesuaian dengan kebutuhan masing masing perusahaan. Berikut langkah cara membuat SOP terbaik yang bisa anda coba.
Langkah Efektif Untuk Sasaran yang Tepat
1. Membentuk Tim Pembuat SOP
Sebagai langkah utama, anda memerlukan sebuah tim khusus yang berfokus untuk membuat SOP perusahaan terbaik. Umumnya, anggota tim ini terdiri dari beberapa orang yang kompeten dari setiap divisi di perusahaan, misalnya manager pemasaran, manager support, dan lainnya. Apabila dalam proses pembuatan SOP dirasa sulit, perusahaan dapat meminta jasa konsultan HR untuk memberikan masukan.
 |
| foto hanya ilustrasi |
2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien dan seragam. Oleh karena itu, anda perlu mempelajari proses bisnis yang ada pada perusahaan. Dalam proses pengamatan, hendaknya catat data yang anda temukan sejak awal hingga akhir agar menghasilkan SOP terbaik. Contohnya, catatlah mengenai tanggung jawab, durasi yang dibutuhkan, dan sebagainya.
3. Menyusun Alur Kerja yang Tepat
Jika seluruh data sudah selesai dicatat, anda dapat menggambarkannya dalam bentuk flow chart atau catat secara narasi. Anda perlu memperhatikan urutan setiap langkah yang terjadi pada proses bisnis. Dalam menyusun alur kerja, anda perlu mencatat nama orang yang anda amati pada setiap aktifitas, dokumen yang sangat dibutuhkan, hingga durasi pekerjaan pada setiap aktifitas. Semakin lengkap data, maka semakin baik.
4. Ulas Hasil Penyusunan Alur Kerja
Jika langkah sebelumnya telah selesai dilakukan, kini anda harus mengulas kembali hasil tersebut. Amati lebih detail pada seluruh bagan, dan jangan biarkan ada langkah yang terlewatkan. Idealnya, ulasan dilakukan sendiri oleh orang yang terlibat. Dalam proses ini, anda biasanya akan menemukan celah pada data tersebut. Jika hasil ulasan dari setiap orang dikumpulkan, akan menghasilkan Focus Group Discussion (FGD) dan berlanjut menjadi SOP.
5. Simulasi SOP
Sebelum SOP terbaik diterapkan pada perusahaan, hendaknya harus mendapatkan otorisasi dari pihak pimpinan agar menjadi dokumen legal. Sebelumnya, SOP harus disimulasikan terlebih dahulu agar sesuai dengan kondisi sebenarnya di lapangan. Adanya simulasi, membantu mengetahui apabila terjadi ketidaksesuaian dan hendaknya dilakukan ulasan ulang.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Apabila dalam tahap simulasi masih ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuat SOP harus melakukan evaluasi secepat mungkin dan lakukan ulasan ulang agar mendapatkan panduan yang terbaik. Jika diperlukan, anda dapat melakukan uji coba ulang hingga tidak ada masalah lagi dalam pelaksanaan. Jika masalah sudah teratasi, maka SOP akan dapat segera diberlakukan bagi seluruh anggota perusahaan.
7. Approval SOP
Setelah proses evaluasi dan perbaikan dilakukan, anda dapat meminta persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti pimpinan tertinggi dalam perusahaan, organisasi, lembaga, bagian, atau unit yang terkait. Biasanya, SOP dapat disahkan bila ditandatangani oleh tiga orang, meliputi pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi. Jika semua tanda tangan tersebut didapatkan, SOP terbaik telah disetujui dan dapat diberlakukan.
8. Sosialisasi SOP Perusahaan
Apabila SOP sudah sah mendapatkan bersetujuan dari pihak terkait, anda dapat segera melakukan sosialisasi kepada semua divisi yang terlibat. Untuk lebih mudah, anda dapat melakukan rapat khusus agar sosialisasi tersampaikan dengan baik. Beritahukan bahwa implementasi telah siap dilakukan dan nantinyasetiap SDM diharapkan untuk mematuhi SOP yang telah dibuat.
Ketika SOP telah resmi diimplementasikan, bukan berarti tugas anda sudah selesai sampai disini. Dalam beberapa bulan ke depan, hendaknya anda terus memantau secara berkala apakah SOP tersebut berjalan sesuai ketentuan. Pastikan bahwa setiap karyawan telah mematuhi SOP yang disepakati. Apabila menemukan kendala, hendaknya SOP tersebut segera direvisi agar mendapatkan hasil yang optimal.
